GTDでスムーズにタスク管理

GTDでスムーズにタスク管理

個人のためのワークフロー管理の方法

仕事を管理する際に便利な手法としてGTDというものがあります。
これはGetting Things Doneのことであり、個人のためのワークフロー管理の方法です。
デビッド・アレンという方が書籍の中で提唱したものであり、それ以来、多くの方が実践しています。

頭脳労働者や知識労働者のための仕事術とされており、心理的な負担を減らしつつ生産性を高めることを目的としています。
予定やスケジュールをきちんと管理して、作業をする際のモチベーションを維持するための体制づくりの手法が含まれています。
全部で5つのステップから構成されており、目標を現実にするためのメソッドです。

基本的な考え方として、やるべき仕事のリストを何かに記録しておいて、頭の中からするべき仕事のことを一度追い出しておきます。
これによって、頭の中はすっきりとして、今やるべき仕事に対して集中することができます。
その結果として、生産性が向上して、仕事の能率が高まります。

最近は段々仕事の現場が複雑化してきており、従来のタイムマネジメントでは通用しなくなりました。
その結果として、計画通りに仕事が進まなくなってしまったり、そもそも計画を立てることさえ困難になってしまい、多忙な状態が持続してしまって、ストレスを抱えて、苦痛な状態で働いている人が増えています。
GTDでは従来のように仕事の優先順位をつけないことに特徴があります。

優先順位をつけるのではなくて、タスクリストを作成することを推奨しています。
たとえば、どこに電話をかけるべきなのかそのリストを作ったり、街へ出て回る先のリストなどです。
新しい仕事がもし入り込んだとして、それがすぐに終わるものであれば手早く終わらせるべきと説かれています。
GDTとは、やるべき仕事の情報をまとめて、それをいつでも簡単に思い出せる状態にすることが基本となるのです。

GTDの具体的なステップ

実際にGTDを仕事に活用する際には、5つのステップを繰り返します。
5つのステップは、収集、処理、整理、見直し、実行であり、これらのステップを一区切りごとに繰り返します。

収集とは、頭の中にあるやるべきことや気になるべきことを出力することです。
また、問題点についても出していきます。
処理とは、収集によって出力した内容を分類してリスト化することです。

整理とは、リスト化したものを普段自分がスケジュール管理に使っているツールに入れ込むことです。
見直しとは、自分の現在の状況や状態を考慮して、やるべきことができるかどうかを見直して検討することです。
そして、最終的には実行で実際にできることを順番に片付けていきます。
頭をスッキリさせて仕事に集中するための手法であり、上記のステップを繰り返すことによって、状況を整理して、仕事を集中的にこなしやすくなります。