ワンランク上を目指す、ビジネスマンのスケジュール管理

スケジュール管理は大事なこと

仕事が忙しい人の中には、スケジュールを落とし込む時間さえも勿体無いと思っている人がいます。
しかし、仕事が忙しくそれをきっちりとこなせている人こそスケジュールをきちんと落とし込み仕事をしています。

スケジュール管理をすることで、締め切りをきちんと理解して仕事を進めることもできますし、効率よく仕事を進めることができます。
管理ができていない人は常に残業をして仕事を片付ければ良いという間違った思考に陥りがちです。

人間は勤務時間の全てを集中して仕事ができるわけではないですし、仕事のペースも同じではありません。
そこで、自分がきちんと稼働できる時間と得意な仕事や苦手な仕事をきちんと把握して、上手にスケジュールを組むことで仕事の生産性を上げることができ、ミスを抑えることができるようになります。

効率よく仕事を進めるコツ

一般的には就業時間は8時間でそのうち1時間が昼休憩となっている企業がほとんどです。
そのため、7時間仕事をしていることになりますが、この7時間全てをしっかりと集中して仕事をしているわけではありません。
途中でお手洗いに行くこともありますし、息抜きに飲み物を飲むこともありますし、仕事によっては途中に移動が必要な仕事もあります。

また、仕事をしていれば集中できる時間帯とそうでない時間帯があるのは当然です。
疲れて来れば集中力も下がりがちですし、ミスも出やすくなります。
そこで、仕事をしている7時間のうち、集中して仕事のこなせる時間は5時間であると考えて、その日の仕事を5時間で終えることができるようにスケジューリングをしてみましょう。

午前中は就業開始からの2時間が集中できる時間となり、午後は休憩明けの3時間が集中できる時間であると考えることができます。
このように組んでおけば、午前も午後も1時間仕事に余裕ができるので、こなせなかった仕事をこなしてその日のうちに片付けるべきことをきちんと消化して終えることができるようになるのです。

経験を積むことが重要

こういった時間を区切ることによって集中しやすくなるというメリットもありますし、自分の得手不得手を踏まえた上で仕事にかかる時間を把握することができるようにもなります。
そうすれば、残業をせずに仕事を終えるためにはどのくらいの時期から仕事に取り組めば良いかとか、どういった段取りで進めれば良いかということもシミュレーションしやすくなりますし、進捗が悪いと感じたらすぐに対処をして軌道修正ができます。
また、苦手な仕事ほど朝の集中できる時間帯に持ってくるようにしたり、疲れてくる終業前でもできる仕事は後に回したり、というように自分の状況にあった仕事の配分もできるようになるので、効率よくなおかつ正確に仕事が進められるようになるのです。

もちろん、このようなことができるようになるまでは時間が必要です。
しかし、このスキルは身につけていて損はないものですから、感覚が身につくまでは、予想していた時間と実際にかかった時間とを記録に残しながら仕事を進めていきましょう。
繰り返していくうちに少しずつ感覚が身につき、上手にスケジュールを組むことができるようになっていきます。